Van het begin van de voorbereidingen tot de afhandeling van onze congressen werk je samen met het team om alles tot in de puntjes te regelen en de opdrachtgever, de sprekers, de deelnemers en de sponsoren te ontzorgen. Dit betekent dat je functie zeer divers is. Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:
- Gegevensverwerking en financiële afhandeling van deelnemer- en sponsorregistraties
- Verwerken van abstracts en coördineren van het beoordelingsproces
- Communicatie met deelnemers, sprekers en sponsoren per telefoon en e-mail
- Het maken van online registratie- en abstract-indienformulieren in Eventure
- Bijhouden van content op congreswebsites (in WordPress)
- Onsite werkzaamheden tijdens de congressen
- Bijkomende werkzaamheden
Wie ben jij?
- Je kunt goed zelfstandig en in een team werken
- Je bent service gericht, accuraat en hebt een flexibele instelling
- Je bent leergierig, nieuwsgierig en oplossingsgericht
- Je bent pro-actief, kritisch en denkt graag mee in het verbeteren van processen
- Je kunt goed prioriteiten stellen en bent stressbestendig
- Je hebt uitstekende vaardigheden in Microsoft Office, m.n. Word en Excel. Je vindt het leuk om voor jou nieuwe software je eigen te maken.
- Uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid van de Nederlandse taal; goede spreek- en schrijfvaardigheid van de Engelse taal
Wat bieden ze jou?
- Werken in een gezellig team
- Een uitdagende, zelfstandige en afwisselende functie
- Ruimte voor eigen inbreng
- Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken
- Ruimte om werktijden in overleg met het team in te delen
- Marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden zoals reiskosten- en thuiswerkvergoeding, pensioenregeling, tijd-voor-tijd regeling, laptop en extra vrije dag op 3 oktober
Over onze opdrachtgever
By ease is de congresorganisatie van het Leids Congres Bureau die bijeenkomsten en (wetenschappelijke) congressen in opdracht organiseert. Naast de congresorganisatie, deelnemersregistratie en de abstract handling, verzorgen wij ook de communicatie, de sponsorwerving en het expositiemanagement voor de congressen.
Het team van By ease heeft een niet-hiërarchische structuur, waar een informele en open werksfeer heerst. De congrescoördinator heeft alle ruimte om ideeën voor te dragen. Zij werken vanuit het idee dat je vaak goed bent in wat je leuk vindt. Bij de taakverdeling wordt daarom rekening gehouden wie wat leuk vindt om te doen. En wil jij meer verantwoordelijkheden op je nemen of wil je een keer een ander onderdeel van de congresvoorbereiding op je nemen? Stel het voor en we gaan ermee aan de slag. Lukt iets niet of gebeurt er iets waarbij je hulp nodig hebt? We voelen ons als team verantwoordelijk en helpen elkaar graag.
Het Leids Congres Bureau is een groeiende middelgrote organisatie die naast de ondersteuning bij de organisatie van congressen door By ease, ook bijeenkomsten ontwikkelt voor de Academie, Sympopna en PIT actief.
Spreekt de functie van congrescoördinator bij By ease jou aan, stuur dan jouw motivatie en cv naar info@7beaufort.nl Wij kijken uit naar je reactie!